Взгляд пользователя на HRM-системы

IT-решения — автоматизация беспорядка или способ системной работы с кадрами?

Почему речь зашла о системности? Задумаемся, что отличает хорошего специалиста в любой сфере? Какому врачу можно доверить свое драгоценное здоровье? На какого программиста можно положиться в вопросах компьютерной безопасности? Какой автослесарь сможет разобраться в причинах неполадок с автомобилем? Хороший врач (программист, слесарь, учитель…) ставит диагноз по совокупности симптомов и учитывает влияние назначаемого им лекарства на весь организм в целом. Это значит, что они видят предмет своего труда системно. Так же как хороший менеджер по персоналу одновременно настраивает несколько подсистем кадровой работы в слаженную систему. Система предполагает совокупность взаимосвязанных элементов. Когда все направления работы с кадрами выстроены поэтапно и последовательно, а также имеют в своей основе единое основание, каждое из этих направлений усиливает другое, как показано на рисунке. Подробности можно прочитать в наших статьях «Работа HR как система» и «Кто такие HR и какова их роль в организации».

Рис. 1. Схема основных подструктур работы с персоналом

Держать в голове и обеспечивать слаженную работу всех подсистем кадровой работы обычному человеку не под силу. Не понаслышке зная, какими компетенциями обладают выпускники вуза с профильной для HR квалификацией, могу сказать, что даже очень старательный и хорошо теоретически подготовленный бакалавр (а, впрочем, и магистр) не сможет быстро выстроить на предприятии четкую систему работы с кадрами. Чтобы отдельные направления слились в единую систему и заработали слаженно, требуется время. Руководство будет спрашивать о результатах то в одной, то в другой части работы (почему вакансия до сих пор открыта; как получилось, что Петрович уволился; разберитесь с нашим конфликтным сотрудником; почему новички до сих пор боятся звонить клиентам и пр.), менеджер по персоналу будет кидаться закрывать то одну, то другую брешь. Какие есть выходы?

Привлечь консультанта.

Ввести несколько ставок для службы персонала.

Автоматизировать часть HR-процессов.

В последнем решении мы видим возможность поимки сразу двух зайцев: решение проблемы оптимизации трудозатрат и повышение уровня квалификации HR-службы.

Автоматизированные системы для управления человеческими ресурсамиHRM-системы (от английского «Human Resource Management»). Разработчики таких систем включают в них функции по обработке большого объема бизнес-данных, проведения расчетных и аналитических операций в самых разных сферах «жизни» сотрудника в организации, включая расчет заработной платы, так и процедуры оценки и обучения персонала. Отграничим их от хорошо представленных на рынке BRM, CRM, MRM и прочих систем и попробуем разобраться.

Изучение ситуации с автоматизацией HR-процессов

Для начала каждый, кто сталкивается с большим массивом данных, пытается создавать собственные формы для упорядочивания информации. Собственный опыт, проведенный опрос знакомых кадровых специалистов показывает, что на практике люди выстраивают свою работу по принципу «как сообразил, так и сделал». На крупных предприятиях повсеместно используются средства автоматизации, которые позволяют решать хоть и комплекс задач, но довольно плохо увязанных в единую систему. Во многих небольших компаниях, с которыми нам доводилось сотрудничать автоматизация кадровой работы проводится по «лоскутному» принципу: зарплата начисляется в «1С», приказы оформляются через «Word», сбор сведений о кандидатах и сотрудниках ведется в «Excel» или Google-формах, где, кстати сказать, можно не только хранить сведения о кандидатах, сотрудниках и этапах работы с ними, но и создавать формулы для обработки результатов анкетирования. Такие направления работы как обучение или оценка планируются и хранятся в отдельных файлах и папках. Впрочем, справедливости ради надо сказать, что на предприятиях малого и среднего бизнеса полноценная оценка профпригодности является редкостью. Да что там оценка — даже кадровый учет ведется не везде, не взирая на риск попасть под штрафы кадровой инспекции.

И вот мы стали читать обзоры публикаций о программных продуктах для ведения работы с персоналом, загружать демо- и имеющиеся в доступе основные версии HRM-систем, писали разработчикам, чтобы нам открыли временный доступ в системы, консультировались с коллегами. Проведя анализ всех полученных данных, спешим поделиться своими выводами.

Виды и возможности HRM-систем

В целом в кадровой работе есть два класса задач: кадровый учет и сопровождение основных подсистем работы с персоналом (отбор, адаптация и обучение, оценка и мотивация, расстановка и карьерный рост). Условно специалистов по кадрам в соответствии с этими задачами делят на «кадровиков» и «эйчаров» (менеджеров по персоналу). Первые больше относятся к сфере экономики и права, вторые – к психологии профессионального развития и психологии управления. Попавшие в поле нашего зрения программные продукты были нами поделены на четыре большие группы.

1. ПО для кадрового учёта и отчетности (кадровый учет, хранение личных данных о работниках, кадровый документооборот, средства учета рабочего времени и отпусков, пенсионный и военный учет и др.) и расчетный функционал (начисление зарплаты и налоговых вычетов, надбавок и пр.)

Примеры ПО: 1С. Зарплата и управление персоналом (согласно статистическим данным, из содержащихся в базе TAdviser за 2005-2019 г. г. из 2832 проектов внедрения HRM около трети используют платформу ), БОСС-Кадровик (оформление персонала, хранение данных, зарплата, рекрутинговые модули, наглядные аналитические отчеты), Галактика ERP: Контур управления персоналом (автоматизация учета количественного и качественного состава работников, использования рабочего времени, выполнение вычислительных процедур, связанных с оплатой труда), СБИС: управление персоналом и расчет зарплаты (кадровый и воинский учет, учет рабочего времени, больничных и отпусков, вакансии, досье кандидатов, встречи, звонки, настройка KPI и учет в зарплате), Компас Управление персоналом (кадровый учет, планирование отпусков и начисление заработной платы), Монолит: Персонал (ведение кадровых приказов, функционал по расчету заработной платы, оценка результатов труда, планирование и организация обучения персонала, оформление процедур планирования карьеры), Oracle HRMS (базовые процедуры кадрового учета, учет рабочего времени, оценка эффективности, предоставление обратной связи сотрудникам). Мы намеренно подробно перечислили основной функционал программ этой группы, чтобы показать, что это программы не для эйчаров, а именно для кадровиков.

2. Локальные специализированные решения в конкретных подсистемах работы с персоналом разработаныдля автоматизации отдельных процессов управления кадрами:

— ПО для автоматизации задач рекрутинга — размещение и поиск заявок в сети, сбор и хранение данных по работе с кандидатами, почтовый клиент для переписки с кандидатами, интеграция с календарями, подготовка аналитических отчетов. Примеры ПО: e-Staff Рекрутер, Experium, FriendWork Recruiter, Staffim, Huntflow и другие.

— Системы управления талантами (TMS-системы) – автоматизация постановки индивидуальных целей, планирования обучения сотрудников, оценивание достижений, предоставление обратной связи работникам, разработка системы вознаграждений, рекрутинг талантов. Примеры ПО: SAP SuccessFactors, Saba Cloud, Oracle Taleo Cloud Service

— Автоматизированные средства для тестирования личностных свойств, конструкторы тестов достижений (профессиональных знаний), создание и проведение анкетных опросов. Продукты могут представлять собой готовые тесты, тестовые батареи и конструкторы тестов. Примеры ПО: компьютерные тесты института практической психологии ИМАТОН, тесты и тестовые батареи компаний SHL, Talent Q, Лаборатории Гуманитарные Технологии Ht-lab, Effecton Studio и программы для конструирования тестов и проведения тестирования (StartExam, Proaction, INDIGO и другие).

3. Автоматизация ограниченной выборочной части направлений работы с персоналом. Какую часть своей работы вы сможете автоматизировать с их помощью, часто зависит от представлений разработчиков о функционале HR-специалиста. В основном, автоматизируют базы данных о сотрудниках, календари процессов работы с персоналом и коммуникацию. Примеры такого ПО: Zoho People, BambooHR, Workable, Hurma System. В эту группу мы объединили и такие программы, которые предоставляют возможность создавать корпоративные сети, играющих роль постоянного информационного канала, в т.ч. и для обратной связи. К примеру, KORUS Digital HR включает нескольких функциональных модулей: подбор кандидатов (база, коммуникация, отчетность по рекрутменту), адаптация сотрудников (получение обратной связи от сотрудника на адаптации, отправка сотруднику информации по запросу), персональный HR (информирование сотрудников). 1 С: Оценка персонала включает функционал по планированию и проведению оценочных процедур с помощью квалификационных тестов, личностных тестов и анкет, хранения данных о сотрудниках и результатах оценки.

Часть из представленных в этом разделе программ не русифицированы и выполнены в логике, отличной от ставших уже привычными нам форм автоматизации кадрового учета и производственного анализа, больше напоминая мессенджеры. Другие, несмотря на свой солидный вид не смогли нам помочь спланировать структурированное интервью, прописать критерии оценки с разными весовыми коэффициентами и составить формулы для обработки.

4. В особую группу хочется выделить наиболее комплексные программы с выделенными модулями, каждый из которых соответствует отдельной подсистеме кадровой работы — администрирование персонала (учет), поиск и подбор, оценка, адаптация, обучение и планирование карьеры, управление эффективностью. Наиболее интересными нам показались SAP HR, HRmaps, Lumesse ETWeb. Функционал этих программ дает значительное число возможностей, однако, как говорится, хорошие вещи не могут быть дешевыми.

Брать или не брать? — вот в чем вопрос

Попробуем подвести итог нашему исследованию.

Главное предназначение HRM-программ – автоматизация рутинных процессов по работе с персоналом. С этим делом большинство продуктов справляется неплохо: ведение календаря и расписание задач HR, создание базы данных (кандидатов, сотрудников), заполнение личных карточек, использование шаблонов самых распространенных HR-документов, рассылка сообщений или напоминаний, проведение опросов, фиксация и хранение результатов, сборка отчетов по отдельным направлениям работы. Часто эти функции логично разложены по модулям, каждый из которых предназначен для сопровождения отдельно взятых направлений кадровой работы. Возникло предположение, что разработчики собирали наборы функций из существующих уже планировщиков, программ для создания баз данных и автоматизации документооборота и переименовывали их. Часто в аннотации они так и пишут: «мобильный, облачный сервис, который закроет рутинные задачи HR». В общем очень даже неплохо, ЕСЛИ БЫ НЕ ОДНО НО.

Вспоминаем начало своей статьи и беремся утверждать, что списки возможностей, которые дают программы для кадровой работы, все же пока далеки от обеспечения именно системной работы с персоналом. Между тем, многие разработчики смело заявляют не просто об автоматизации рутинных процессов, но об управлении персоналом и систематизации всей работы. Вот здесь надо быть очень внимательными. Мы особенно пристально рассматривали такие заявления и в большинстве случаев обнаруживали: то, что написано в аннотации, не обязательно означает на деле наличие такой возможности. «Управление талантами» может заменяться фиксацией пожеланий об обучении в красивых формах. Заявленное «управление мотивацией» обеспечивается назначением KPI с последующей фиксацией результатов труда в специальной таблице. А то, как определяются эти KPI под конкретные функции – остается за кадром. Если говорится: «Определение списка компетенций, необходимых претенденту для получения должности» – это может на деле означать «заполнение специальной формы: «список компетенций». А необходимый для этого анализ и именно «определение» списка требований через создание модели компетенций тоже происходит где-то за пределами HRM-системы.

Что же делать, чтобы получить максимум пользы от такой системы? По всей видимости, надо заказывать у разработчика демоверсии и внимательно смотреть, дает ли эта программа возможность решить стоящие задачи. К примеру, нам нужно было автоматизировать сложные функции анализа, соотнесения данных из разных подсистем.  Мы искали возможности сопоставлять требования должности с уровнем выраженности качеств у сотрудника и выбрать нужные программы обучения с учетом уже поставленных в план учебных мероприятий. А еще мы хотели соотносить результаты проведенной оценки кандидатов с профилем компетенций в наглядной форме и собирать сводный отчет по заданной характеристике среди всех сотрудников предприятия. В итоге мы пришли к выводу, что системная организация работы с большинством из предлагаемых сегодня HRM-систем возможна только при условии наличия системного мышления у самого эйчара. Практически во всех рассмотренных программах каждая из подсистем функционирует сама по себе. Содержательная связь всех направлений работы между собой – от найма, адаптации, до обучения, управления эффективностью и планирования карьеры – внутри самих программ не предусмотрена.  Большинство систем служат для упорядоченного хранения и извлечения кадровой информации, но не для анализа и поиска кадровых решений.

В том случае, когда вы, уточнив основные рутинные задачи эйчара или кадровика, обнаружили их решения в предлагаемом ПО, можно рассматривать вопрос его приобретения. Но примем в расчет численность персонала и стоимость предлагаемого ПО. В ряде случаев составление списков и отчетов, стандартизацию и последующее заполнении различных форм (например, составление карьерограммы, списки должностей плане карьерного развития, индивидуальные планы обучения) можно автоматизировать в старом добром Excell, анкетирование изредка можно проводить в Google-формах. Специалист по кадровой работе не станет профессиональнее с дорогой HRM-системой, если он не видит и не обеспечивает с ее помощью взаимосвязей между подсистемами кадровой работы.  Как говорится, невозможно автоматизировать беспорядок, когда только он и носит системный характер. Процитируем в подтверждение Майкла Хаммера и Джеймса Чампи, которые пишут в своей книге «Реинжиниринг корпорации. Манифест революции в бизнесе»: «Автоматизация беспорядка приводит к автоматизированному беспорядку».

В заключении, заручившись поддержкой HR-аналитиков (представленных в ссылках в конце статьи), сформулируем современную тенденцию рынка программ для HR. Систем для автоматизации создано множество, но сами по себе они имеют низкий КПД в деле повышения качества работы с персоналом в отдельно взятой компании. Максимальный эффект возникает в результате индивидуального подбора и настройки методов автоматизации конкретных HR-процессов в конкретной организации. Автоматизация обеспечивается последовательно на всех этапах и во всех направлениях работы с персоналом. Часто в этом случае необходим внешний агент изменений — консультант, который войдет в компанию и предложит целостную систему работы.

Факт того, что на эффективность работы компаний все большее влияние будет оказывать профессиональное управление персоналом, подтверждается ростом вакансий для эйчаров, который произошел за последние пару лет прямо на глазах. Демографическая яма, пенсионная реформа, появление новых форм занятости, изменение системы профессионального образования и другие факторы сильно меняют рынок труда. Необходимость находить и удерживать эффективных сотрудников очень сильно возрастает, а с ней и требования к квалификации и обеспечению вашей кадровой службы, в том числе и IТ-решениями.

Ссылки на обзоры HRM-систем

Обзор HR-решений и тренды развития этой сферы:
http://obzory.hr-media.ru/hr-tech_resheniya_moskvy_obzor_issledovaniya

Тенденции развития рынка HRM-систем хорошо представлены в этих статьях: https://korusconsulting.ru/press-center/publications/rossiyskiy-rynok-hrm-sistem-obzor-portala-tadviser/, http://www.tadviser.ru/index.php/HRM

Классификация видов HRM- систем и принципы выбора: https://www.kp.ru/guide/avtomatizirovannye-sistemy-upravlenija-personalom.html

Не совсем свежий, но интересный обзор программ для решения разных задач в сфере HR можно найти здесь: https://inrecolan.ru/blog/marina-lager/373-hrm

Наиболее распространенные информационные системы управления персоналом, стоимость лицензии и внедрения по материалам журнала Эксперт: https://expert.ru/ratings/table_50227/

Сравнительный анализ функционала ряда HRM-систем: https://blog.hurma.work/sravnenie-populyarnyh-hr-sistem/Автоматизированные тесты и их стоимость: https://effecton.ru/870.html, https://www.imaton.com/metodiki/catalog/

Автоматизированные тесты и их стоимость:

https://effecton.ru/870.html, https://www.imaton.com/metodiki/catalog/