Аттестация. Как получить работающий инструмент управления мотивацией вместо формальной процедуры

Аттестация – систематическая комплексная формализованная оценка соответствия уровня квалификации, профессионализма и продуктивности деятельности работников требованиям выполняемой работы. Порядок проведения аттестации регулируется государственными нормативными актами (трудовым кодексом), поэтому на основании аттестации могут приниматься управленческие решения.

Когда может потребоваться аттестация

  • ввод новых условий оплаты для разных сотрудников,
  • изменился характер или содержание труда,
  • переход на новые технологии работы, ввод новой техники,
  • отмечаются возрастные изменения и профессиональные деформации, приводящие к профессиональному несоответствию работника,
  • есть несколько кандидатов на повышение или зачисление в штат,
  • необходимо законное сокращение.

Цель аттестации – определить профессиональное соответствие специалиста занимаемой должности.

Цель-следствие – стимулировать профессиональный рост и актуализировать профессионально-личностный потенциал работника.

Аспекты оценки:

— реально выполненная сотрудником работа, степень соответствия требованиям должностных обязанностей;

— исполнение запланированных индивидуальных целей в подотчетном периоде и эффективность;

— уровень проявления профессиональных и корпоративных компетенций.

Основные функции аттестации

Рис. 1. Функции аттестации в системе управления персоналом

Виды аттестации

Регулярная аттестация – согласно законодательству не чаще одного раза в 3 года.

Сокращенный вариант – только постановка целей на предстоящий отчетный период (для тех, кто по трудовому законодательству не подлежит аттестации, например, сотрудники, проработавшие в компании менее 1 года; сотрудники, у которых произошло изменение должностных обязанностей в течение отчетного периода; женщины, вышедшие из отпуска по уходу за ребенком и другие категории, освобожденные законодательством).

Основные этапы аттестации персонала

  1. Подготовка аттестации (осуществляется кадровой службой);
    • разработка принципов и методики проведения аттестации;
    • издание нормативных документов (положение об аттестации, приказ, список сотрудников, подлежащих аттестации, список аттестационной комиссии, план проведения);
    • подготовка специальной программы по проведению аттестации;
  2. Проведение аттестации:
    • отчеты аттестуемых и руководителей,
    • заполнение оценочных листов (рейтинги успешности, оценка компетенций),
    • заседания аттестационных комиссий;
  3. Подведение итогов, анализ результатов, подготовка рекомендаций по работе с персоналом:
    • оценка работы на предмет соответствия стандартам труда,
    • оценка уровня профессионального развития, перспектив профессионального и служебного роста;
    • сравнительный анализ, обобщение массива данных по всем аттестованным сотрудникам, группировка сотрудников и подготовка рекомендаций по использованию результатов;
    • проведение собеседований по результатам аттестации;
    • организация хранения данных.

Кто участвует в оценке персонала

— непосредственный руководитель,

— профильные специалисты (по направлению деятельности оцениваемого),

— служба управления персоналом,

— внешний консультант – консультативная организация,

— специально созданная на предприятии служба оценки – центр, комиссия, которые привлекают перечисленных субъектов.

Для вынесения решения по результатам аттестации создается аттестационная комиссия, в которую не может входить непосредственный руководитель, но его характеристика принимается во внимание.

Документы, формы и отчетные бланки

Положение об аттестации персонала

Приказ о проведении аттестации (включает состав аттестационной комиссии, сроки проведения аттестации, график проведения аттестации с указанием фамилий участников, сроки подготовки характеристик на аттестуемых, сроки подготовки заключений по результатам аттестации, ответственных за контроль исполнения приказа)

Методика аттестации для каждой должности (критерии оценки должности)

На каждого работника:

Аттестационный отчет работника (анкета самооценки)

Отзыв-характеристика руководителя

Лист оценки компетенций сотрудника

Аттестационный лист (хранится в личном деле сотрудника)

В инструкции аттестационного отчета важно акцентировать внимание людей на цели аттестации – объективной оценке соответствия профессионализма сотрудника требованиям рабочего места. Приглашение к аттестации должно восприниматься как предложение воспользоваться процедурой аттестации для того, чтобы увидеть возможности должностного роста, увеличения размера оплаты своего труда, как импульс для продвижения по карьерной лестнице.

Методика аттестации для каждой должности (критерии оценки должности)

Во-первых, оценка эффективности деятельности в ходе аттестации согласовывается с критериями регулярной оценки эффективности, принятыми в компании. Управление показателями труда – это непрерывный процесс, как пишет М. Армстронг: «менеджеры не должны заблуждаться, будто управление показателями труда – это нечто «особенное», что они должны делать. Напротив, это естественный процесс». «В противном случае, — пишет он, — аттестация будет выглядеть как формальная проверка, которая переносит все внимание на прошлое. Ее проводит отдел кадров, зачастую поверхностно, а затем она забывается. Менеджеры продолжают управлять без всякой связи с результатами проверки, а аттестационная анкета оказывается погребена в архиве отдела кадров». Вот почему в качестве критериев аттестации берется ряд критериев регулярной оценки, обеспечивая ей регулярность.

В основе определения критериев для оценки лежит функциональный анализ деятельности. Для каждой трудовой функции (должностной обязанности) на каждом этапе ее реализации обозначаются результаты – промежуточные и итоговые цели, которые должны быть достигнуты при выполнении трудовых действий.

Четко прописанные параметры результатов

а) обеспечивают работнику четкие инструкции и ориентиры при выполнении работы,

б) дают руководителю возможность проведения текущего контроля,

в) используются в качестве критериев оценки того, в какой мере происходило выполнение обязанностей в должности при разработке методики проведения аттестация.

Виды результатов:

— количественные (объем работы, время, денежный эквивалент, последствия — например, завершение проекта);

— качественные, но доступные для измерения (данные опроса по поводу удовлетворенности внешних и внутренних клиентов, оценки по опросам руководителей и коллег с применением шкал).

Совокупность критериев оценки может быть рассмотрена с нескольких позиций

1) удовлетворенности потребителей,

2) внутренней согласованности взаимодействия между подразделениями,

3) совершенствования — развития, инноваций и обучения,

4) финансовой эффективности (система сбалансированных показателей Р. Каплан, Д. Нортон).

Во-вторых, для оценки сотрудника в качестве критериев оценки используются его индивидуальные целевые показатели, а именно достижение конкретных целей за отчетный период, значимые достижения за период со времени проведения последней аттестации.

OKR — цели и ключевые результаты (Objectives and Key Results) — методика целеполагания для компаний, команд и сотрудников

В-третьих, аттестация должна обеспечить не только рост производительности, но и профессиональный рост аттестуемых. Для этой цели служит оценка профессиональных и корпоративных компетенций. В качестве показателей выраженности профессиональных компетенций может оцениваться интегральный показатель, отражающий то, насколько в профессиональном поведении задействованы знания, умения и навыки, профессионально важные личностные качества, необходимые для решения профессиональных задач. В качестве корпоративных компетенций оцениваются личностные и деловые качества, важные для решения задач подразделения или компании в целом. Они определяются, исходя из ценностей компании. В основе их описания лежат качества, обеспечивающие воплощение этих ценностей в жизнь.

Методы оценки

Изучение документов (письменных источников):

— личные дела работников,

— отчеты аттестуемых,

— документы, представленные кандидатом, отражающие его достижения и деловые качества,

— данные анкет и опросников (в т.ч. оценка эффективности руководителем, оценка экономической эффективности, оценка удовлетворенности клиентов и результаты тестирования (качеств личности, способностей, компетенций, знаний и т.д.)

Групповая экспертная оценка

— оценка экспертами по выделенным критериям с использованием единой шкалы, в т.ч. метод 360 ° (могут оцениваться результаты работы, профессиональные качества, компетенции).

Экзамен

— выполнение заданий в письменной форме,

— устный ответ на задание

Собеседование

— структурированное интервью по предварительно составленному плану с возможностью стандартизированного оценивания,

— групповое интервью с несколькими экспертами

Моделирование рабочей ситуации

— метод кейсов – анализ и принятие решения в смоделированной ситуации из практики профессиональной деятельности,

— ситуативные упражнения, имитирующие элементы работы в должности (в т.ч. методом ассесмент-центра),

— выполнение элемента профессиональной деятельности

Квалификационная работа — законченный тематический проект по профилю должности

Решение аттестационной комиссии

Результат аттестации – это решение комиссии, которое носит рекомендательный характер для принятия кадровых решений руководством и после голосования записывается в аттестационный лист сотрудника.

Примеры категорий по результатам оценки

Вариант 1

  • соответствует занимаемой должности и рекомендован в резерв на выдвижение;
  • соответствует занимаемой должности;
  • соответствует занимаемой должности не в полной мере;
  • не соответствует занимаемой должности.

Вариант 2

  • Чрезвычайно эффективный — демонстрируя высокий профессионализм, постоянно превосходит должностные требования.
  • Эффективный — достигает поставленных целей и соответствует стандартам результативности, отвечает должностным требованиям.
  • Развивающийся — достигает большинства поставленных целей, в некоторых аспектах добиваясь большего, но нуждается в определенных улучшениях.
  • Удовлетворяющий базовым требованиям — имеется значительный простор для улучшений в ряде поддающихся определению областей.

В положении об аттестации прописываются возможные кадровые решения, которые могут быть рекомендацией комиссии (рис.2).

Рис. 2. Возможные кадровые решения по итогам аттестации

Сотрудник знакомится с решением аттестационной комиссии, подписывает аттестационный лист, а в случае несогласия с решением, может обжаловать его в суде. Надо помнить, что, если процедура аттестации была нарушена, суд всегда признает такие решения незаконными.

Общий анализ результатов аттестации

Когда все сотрудники прошли аттестационные собеседования, по ним приняты решения комиссии, служба работы с персоналом проводит анализ результатов для последующего использования во всех подсистемах кадровой работы. Составляются сравнительные таблицы эффективности и различные группировки работников:

  • группы риска (не вовлечённые и неэффективно работающие, имеющие недостаточный уровень профессионализма);
  • группы роста (работники, ориентированные на успех и профессиональное развитие);
  • группы для обучения по конкретным учебным программам;
  • группы резерва развития.

Этап предоставления обратной связи работнику

Обеспечивает мотивационную и информационную функции аттестации и по содержанию имеет следующие разделы:

отмечается, что сделано хорошо, а что нужно улучшить,

— корректировка целей следующего периода в стандартах выполнения работы,

— утверждение целей развития сотрудника,

— разработка индивидуального плана развития, — согласование действий руководства и работника для повышения показателей

Эффекты регулярной аттестации:

  • диагностика профессионально-психологического потенциала работников;
  • уточнение критериев профессионализма в профессии благодаря анализу факторов, связанных с эффективностью (возраст, профессиональный опыт, квалификация, компетенции);
  • изучение профессиональной направленности сотрудников: уровня притязаний и самооценки, мотивации к достижениям, ценностных ориентаций;
  • согласование целей развития организации и работников;
  • предупреждение и устранение «карьерных тупиков», в которых практически не оказывается возможностей для развития;
  • систематическое ознакомление работников с перспективами развития предприятия;
  • мотивация, воодушевление работников;
  • практика составления плана карьеры работников в виде документа, который будет обязывать как самих работников, так и руководителей относиться к нему с вниманием.